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Externalizar la contabilidad ¿Si o no, y cómo?

file0002027217859Externalizar la contabilidad no debería ser una decisión a la ligera. Estamos hablando de información importante y delicada. Pero es verdad que no todas las entidades se pueden permitir tener en nómina una profesional de la contabilidad. Depende del volumen de ésta, o de otras tareas que se puedan asumir al mismo tiempo y tener, entonces, un puesto de contable-administrativo.

Lo que no vale es tener una administrativa que también lleva la contabilidad, si no estamos seguros de que sabe llevarla. Introducir asientos en un programa contable parece fácil, pero no lo es. Y cualquiera no está preparado para llevar la contabilidad.

Tampoco vale contratar una asesoría, darle la documentación a última hora y de cualquier manera; y preocuparnos sólo de que nos den los impuestos del trimestre. Es la tónica habitual, pero yo no la recomiendo…

Si finalmente optáis por externalizarla mi recomendación es:

  • organiza con la asesoría un protocolo (plazos de entrega, preparación de la documentación, información a recibir, etc.)
  • lo mejor es que la documentación no salga de la empresa. Hoy en día hay herramientas suficientes para que la documentación no deba salir. Pero si no es posible lo mejor es entregarla bien archivada y clasificada; y que se devuelva lo antes posible
  • información que debéis recibir:
  1. balances de resultados y situación trimestral
  2. impuestos trimestrales y anuales
  3. información sobre:
  • si se pagan muchas comisiones.
  • si está bien organizada nuestra tesorería y cómo se puede organizar mejor.
  • la mejor manera de usar nuestro dinero “parado”.
  • cobros y/o pagos pendientes.
  • y otras cuestiones que puedan surgir

Toda esta información para que sea válida sólo podréis obtenerla si la documentación se entrega a tiempo 😉

  • otros servicios a contratar. Aunque lo habitual es la contabilidad y la fiscalidad, por qué no : mejora de procesos, gestión de cobros y pagos, reducción de costes, etc.

Si tenéis alguna duda más podéis escribirme a cregarla@gmail.com
¡ Saludos !

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¿Por qué es tan importante llevar una buena contabilidad?

A lo largo de mi carrera profesional me he encontrado con empresas cuya contabilidad no estaba bien llevada. Lo peor no es que los saldos de clientes y/o proveedores no cuadraran, o la tesorería, o no estuviera la periodificación de las deudas bien hecha, u otras situaciones. Lo peor era que no importaba, ya que la contabilidad es esa parte de la empresa que la legislación nos obliga a registrar y poco más ¿o no?.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA¿Qué quiere decir esto? Que hay organizaciones que funcionan un poco a “la cuenta la vieja”. Las facturas pendientes de pago en una bandeja, las pendientes de cobro en otra, el saldo del banco lo conozco porque lo miro en internet y de todo lo demás (impuestos, cuadre de tesorería, periodificaciones, etc.) ya se encarga la asesoría …

He llegado a conocer una empresa que presentaba sus declaraciones de impuestos haciendo una tabla excel con todas las facturas que llegaban (incluyendo facturas que no podían deducirse y que ignoraban…) y otras declaraciones de impuestos con el mismo método. Además de contabilizar esas facturas en el programa contable. Doble faena para nada…

 Qué consecuencias, entre otras, puede traer una contabilidad mal llevada:

  • errores en las declaraciones de impuestos y muchos quebraderos de cabeza …
  • auditorías que no dan el visto bueno y problemas para buscar financiación, por ejemplo, o falta de transparencia, etc.
  • falta de información, que lleva a no tomar las decisiones adecuadas

La contabilidad es una potente herramienta de información para la toma de decisiones, siempre y cuando los datos estén actualizados y sean fiables. Además cuando se usa bien no es necesario llevar otros registros y se ahorra tiempo.

 Piensa ahora si la contabilidad de tu entidad se lleva bien y te sirve:

  • ¿Crees que te sería útil una contabilidad analítica?
  • ¿Puedes saber, de forma inmediata, la diferencia de gastos y/o ingresos de un trimestre a otro?
  • ¿Tomas decisiones con información actualizada?
  • ¿Crees que tienes una buena contabilidad y que los informes son fiables?
  • ¿Confías en que los impuestos se presentan con la información correcta? ¿y en que pasaría una auditoría?

Si has dudado en alguna, o en varias, te propongo, sin coste, hacer una valoración de tu contabilidad y de los procesos que le acompañan (mecanización, asesoría externa, programa informático, etc.) y proponerte mejoras.

Más información en cregarla@gmail.com

Saludos

Laura Cremades